Spydeberg kommune

kommhus25

 

TUSEN

ELEKTRONISK ARKIVPLAN FOR SPYDEBERG KOMMUNE

Arkivplanen skal fungere som en administrativ håndbok for kommunen. Arkivplanen skal gi bindende retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Spydeberg kommune. Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene. Arkivplanen skal bidra til at  kommunen  ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovens § 6 hvor det heter: " Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid."

I kommunen er det rådmannen som har det overordnede arkivansvaret jfr arkivforskriften § 1-1. Arkivleder har det daglige ansvaret for kommunens arkivtjeneste.

Arkivplanen bør oppdateres når: - det skjer omfattende endringer i organisasjonen - når det blir tatt i bruk nye fagsystem og ved skifte av saksbehandlingssystem - skifte av arkivnøkkel - vesentlige endringer i rutiner.

Arkivleder skal ha melding om alle endringer med mulig følger for arkivet i god tid før de blir satt i verk og har rett til å uttale seg om de følgende de kan få for arkivet.

Alle arkivmedarbeidere og saksbehandlere i kommunen er forpliktet til å holde seg orientert om arkivplanens innhold og følge de retningslinjer og rutiner som planen inneholder.

Rådmannen har arkivansvaret

Arkivleder har det daglige ansvaret for kommunenes arkivtjeneste. I kommunen er det rådmannen som har det overordnede arkivansvaret (jfr. Arkivforskriften § 1-1).

Arkivplanen er godkjent av administrasjonen.