Utskriftsvennlig versjon

Arkivorganisering

Rådmannen har i følge kommuneloven og arkivforskriften ansvaret for kommunens arkiv og for at organiseringen og oppfølgingen av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Innholdet i rådmannen sitt arkivansvar er ellers fastsatt i forskrift om offentlige arkiver ( § 1-1-, andre og tredje ledd):"Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ tilligg den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt rådmannen, jf. kommunelova § 23.
Kommunen har egne planer og instrukser for arkivarbeidet. Rutinene for dette arbeidet er også beskrevet i Kvalitetslosen og er tilgjengelig for alle ansatte.

Kommunen har et sentralarkiv som er arkivskaper for alle administrative enheter som er knyttet til kommunens sak/arkivsystem som er ACOS Fokus. All journalføring, administrativ og politisk saksbehandling skal foregå i sak/arkivsystemet. Unntak er saker som journalføres i egne fagsystemer, som for eksempel klientsaker. Klientarkivene tas vare på i papirform arkivert på saksmapper.

Kommunen har fra 19.05.2014 et fullelektronisk sakarkiv. Rutiner følges i både saksarkivet og klientarkivene.

Administrative enheter som ikke er knyttet til sak/arkivsystemet er egne arkivskapere. Disse har ansvar for journalføring og arkivering i egen enhet. De er underlagt arkivleders ansvar jf. arkivforskriften § 2-4.

Enheter som har personregister som krever særlig sikkerhet mot innsyn skal fungere som egne arkivskapere for sine edb-baserte fagsystem. Enhetsleder har her et særlig ansvar for arkiveringen.

Rådmannen og arkivleder har ansvar for at enhetslederne er oppdatert ifht lover og forskrifter som gjelder arkivarbeidet.

Laster...