Utskriftsvennlig versjon

Arkivorganisering

Rådmannen har i følge kommuneloven og arkivforskriften ansvaret for kommunens arkiv og for at organiseringen og oppfølgingen av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Innholdet i rådmannen sitt arkivansvar er ellers fastsatt i forskrift om offentlige arkiver ( § 1-1-, andre og tredje ledd):"Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ tilligg den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt rådmannen, jf. kommunelova § 23.
Eit offentleg organ har ansvaret for at underliggjande organ får nødvendige rettleiingar, råd og instruksar for arkivarbeidet i samsvar med føresegner gitt i eller i medhald av arkivlova. Organet har det overordna arkivansvaret for offentlege utval som organet har nedsett."Oppgaver knyttet til arkivet kan delegeres, men ansvaret som sådan kan ikke delegeres.Overordnet ansvar omfatter de oppgaver som er nødvendige for å oppfylle kravene.

Kommunen har et sentralarkiv som er arkivskaper for alle administrative enheter som er knyttet til kommunens sak/arkivsystem. All journalføring, administrativ og politisk saksbehandling skal foregå i sak/arkivsystemet. Unntak er saker som journalføres i egne fagsystemer, som for eksempel klientsaker. Klientarkivene tas vare på i papirform arkivert på saksmapper.

Kommunen har fra 19.05.2014 et fullelektronisk sakarkiv. Rutiner følges i både saksarkivet og klientarkivene.

Administrative enheter som ikke er knyttet til sak/arkivsystemet er egne arkivskapere. Disse har ansvar for journalføring og arkivering i egen enhet. Disse er underlagt arkivleders ansvar jf. arkivforskriften § 2-4.

Avdelinger som har personregister som krever særlig sikkerhet mot innsyn skal fungere som egne arkivskapere for sine edb-baserte fagsystem.

Laster...