Utskriftsvennlig versjon

Saksbehandlers rutiner

Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase.

Saksbehandlerne er ansvarlige for at dokumenter de arbeider eller har arbeidet med blir arkivlagt. Saksbehandlerne skal derfor:

Kontrollere at mottatte brev er stemplet og registrert av arkivtjenesten. Epost kan journalføres av saksbehandler. Dette gjelder bare om innkommet dokument skal journalføres ihht. Saksbehandlingsrutinene og  evnt. ihht. gjeldende generelle lover. Saksbehandlingen kan starte selv om dokumentet ikke er påført stempel eller saksnummer, men kopi må sendes til postføring. Ha ansvaret for at sakspost som kommer direkte til saksbehandler straks blir levert til arkivtjenesten for stempling og journalføring.
Ha ansvaret for at all sakspost de skriver blir journalført. Når den inngående posten er avskrevet og dokumentet er ferdig (satt i F) skal saksbehandler sørge for at dokumentet blir journalført (satt i J) og kopi lagt til mappe og kopibok. Disse reglene gjelder også e-post. Fra medio mai 2014 blir det innført elektronisk arkiv, og fysisk saksmappe vil gjelde byggesaker og klientsaker.
All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem, eventuelt i manuell journal, eller i avdelingenes fagsystem, feks OSCAR( sosial) GERICA (pleie- og omsorg og ACOS (barnevern). Word skal under ingen omstendighet benyttes som saksbehandlingssystem. Saksmapper som leveres til arkivtjenesten for arkivlegging, skal være renset for dubletter, notater, binders, store stifter, (små stifter kan benyttes) plastomslag og postit-lapper. Sistnevnte benyttes i minst mulig utstrekning, da de med tiden limer seg ekstra til dokumentet. Kommentarer kan skrives direkte på dokumentet, eller på eget ark med henvisning til sak.Om en må markere at flere dokumenter hører sammen, legges de i et sammenbrettet papirark.
Saksbehandlerne har ansvaret for at fysisk materiale de låner fra arkivet blir i saken, og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet. Utlånstiden begrenses til saken er avsluttet .Dersom utlånt sak videresendes annen saksbehandler, skal arkivet ha beskjed, og saksbehandler endres i websak av saksansvarlig. Utlånt sak er låners ansvar til saken er returnert arkivet.

Det gjøres oppmerksom på at posten ikke er ferdigbehandlet før saksbehandler har avskrevet dokumentet i websak, enten ved utgående brevsom avskrives mot det inngående, eller ved å benytte avskrivningsvalg i websak.

 Merknadsfeltet i saken benyttes for å notere viktig informasjon

Laster...