Utskriftsvennlig versjon

Postbehandling

Gode postrutiner hvor en har god oversikt over inn- og utgående dokumenter er et viktig ledd i god forvaltningsskikk. En slik oversikt skal vise hva som er skjedd i en sak og sørge for at kommunens innbyggere og kommunen selv får ivaretatt sine interesser på en forsvarlig måte.

I Spydeberg kommune skal det være felles rutiner for hva som skal registreres i postjournalen. Eventuelle endringer eller tilleggsbehov skal godkjennes av rådmannen.

Følgende prosedyrer må gjennomføres i mottaksfasen
Dokumentene stemples og registreres i websak.
Papirdokumenter overføres til elektronisk format med hjelp av skanning. (Skanning utføres av arkivet.)
Dokumentene skannes og arkiveres elektronisk.
Papiroriginal legges i fysisk arkiv.

 Posten fordeles deretter til virksomhetene. Den saksansvarlige (eier av saken) har ansvaret for saken og skal til enhver tid ha oversikt over hvilken saksbehandler som har saken og hvilke enndringer som eventuelt blir gjort i saken.

Laster...