Postbehandling

Gode postrutiner hvor en har god oversikt over inn- og utgående dokumenter er et viktig ledd i god forvaltningsskikk. En slik oversikt skal vise hva som er skjedd i en sak og sørge for at kommunens innbyggere og kommunen selv får ivaretatt sine interesser på en forsvarlig måte.

I Spydeberg kommune skal det være felles rutiner

for hva som skal registreres i postjournalen. Eventuelle endringer eller tilleggsbehov skal godkjennes av rådmannen.

• Følgende prosedyrer må gjennomføres i mottaksfasen
  • Dokumentene registreres i journaldelen i WebSak, enten av arkivleder eller av saksbehandler, med etterfølgende kontroll fra arkivansvarlig.
  • Papir dokumenter overføres til elektronisk format med hjelp av skanning. (Skanning utføres av arkivet.)
  • Dokumentene arkiveres elektronisk i godkjent arkivformat.
  • Papiroriginal legges i fysisk arkiv.
• Posten fordeles deretter til virksomhetene