Utskriftsvennlig versjon

Offentlig journal

Ifølge Kommunelovens § 4 er kommunen pålagt å drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Dette betyr at kommunen er pålagt å sørge for at allmennheten får tilgang til den informasjon som er nødvendig for at et levende lokaldemokrati er mulig. Ønske om arbeidsro og frykt for kritikk må ikke være til hinder for dette.

Alle tilsatte i Spydeberg kommune skal derfor praktisere ”meroffentlighet” i alle saker/dokumenter som kan ha allmennhetens interesse.

Med meroffentlighet menes at saker/dokumenter som i utgangspunktet kan unntas fra offentlighetsloven skal være offentlige så langt de ikke inneholder taushetsbelagte opplysninger.

Gradering av saker

Hele arkivsaker skal bare unntas offentlighet hvis ett eller flere av dokumentene er unntatt fra offentlighet og de gjenværende dokumentene gir en feil fremstilling av saken.

Gradering av dokumenter

Offentlighetslovens intensjon er at alle dokumenter i utgangspunktet skal være offentlige såfremt det ikke skal unntas i medhold av lov.

Inn-/utgående dokumenter

Alle arkivverdige inn- og utgående dokumenter skal journalføres. Her skal ”meroffentlighetsprinsippet” ligge til grunn ved gradering. Dette er et lederansvar.

Interne notater generelt

Alle interne notater som gjelder forvaltningssaker skal journalføres. Det er viktig å huske at interne notater kan - ikke skal unntas offentlighet.

Interne notater og publikum/presse

Alle interne notater av mer offisiell art, interne notater som er en del av et saksframlegg i en utvalgssak og interne notater som har betydning for saksbehandlerens konklusjon og som tilhører arkivsaker (Mapper) som ikke er unntatt fra offentlighet i utgangspunktet, skal være offentlige.

Interne notater og politikere

Politikere skal ha adgang til å få oversikt over alle interne notater som har betydning for den saken de skal eller har vært med på å vedta, også interne notater unntatt fra offentlighet.Hvorvidt et internt notat unntatt fra offentlighet ikke skal gjøres tilgjengelig for politikerne er et lederansvar.

Interne notater og part i saken

I Spydeberg kommune skal alle parter i en sak i utgangspunktet ha tilgang til alle interne dokumenter i saken. Det skal være svært tungtveiende grunner for at et internt notat ikke skal kunne utgis til partene i en sak.

Dokumenter underlagt taushetsplikt

Saker/dokumenter som er taushetsbelagte, skalunntas fra offentlighet.Formålet med taushetsplikt er ikke å unndra dokumenter fra offentlighet, men å sørge for at dokumenter som er taushetsbelagte ikke kommer uvedkommende i hende. Bl.a. har noen av reglene om taushetsplikt som formål å verne om rikets sikkerhet eller hindre at opplysninger som kan være til skade for forretningsmessige forhold blir offentlig.

Hvis et dokument er unntatt fra offentligheten, skal lovhjemmelen for unntaket opplyses.

For å ivareta hensynet til den politiske beslutningsprosessen kan en praktisere utsatt offentlighet. Dette kommer spesielt til anvendelse når det gjelder økonomiske saker. Utsatt offentlighet kan praktiseres hvis organet ikke skal foreta et endelig vedtak men bare får saken til orientering.

Dokumentjournal skal legges ut på kommunens hjemmeside 3 ganger pr. uke.

Laster...