Utskriftsvennlig versjon

Utvalgsbehandling

RUTINER FOR BEHANDLING AV UTVALGSSAKER

Saksframlegg

Møtekalender

Møteinnkalling med saksliste

Saksprotokoll og møteprotokoll

Effektuering av vedtak

Behandling og oppbevaring av møtebøker

Deltaker:

Steg:

Aktivitet:

 

 

 

Arkiv

1

SAKSFRAMLEGG (Tilbake)

 

 

Arkivtjenesten skal gjennom sine funksjoner for registrering av post sørge for at saksbehandlere får innkommet forespørsel og tidligere dokumenter i saken (på forespørsel) og eventuelle andre saker som danner presedens (på forespørsel) slik at de kan skrive og forberede saker for behandling i politiske utvalg (jfr. post og ekspedisjonsrutiner).

 

 

 

Saksbehandler

2

Oppretter et nytt dokument i saken i websak via behandling/ny behandling

I menyen Behandling velges det hvilke utvalg saken skal behandles i (her kan man måtte velge flere),.Dokumentstatus skal være B (under behandling) når saken skrives og journalstatus skal være R (reservert). Svar "ja" for at du skal opprette nytt sakspapir. Saksbehandler skal skrive saksframlegget.

For å skrive saksframlegget velges delegert utvalgsbehandling . En sak kan gjerne skrives i flere etapper, men husk å gå ut av dokumentet via "indianeren" og svar ja til å lagre, men nei til å sette saken i F (ferdig) . Husk å ikke fjerne noen bokmerker eller annet som ligger i malen, da dette kan ødelegge automatikken i systemet. Det skal også i minst mulig grad kopieres fra en sak til en annen, uten å gå den automatiske veien om "kopiere sakspapir".

Som en del av saksforberedelsen må saksbehandler sørge for å registrere parter i saken. Dette gjøres i sak/arkivsystemet og danner grunnlag for automatisk generering av dokument til parter med melding om vedtak (effektuering av vedtak; jfr. steg 11.)

 

 

Det er først når rådmann/kommunalsjef har skrevet under på saksframlegget at det kan svares Ja på spørmålet om å sette saken i F.

Status blir da endret til F (ferdig) på journalpost .

 

3

Når saken er ferdig utredet er det saksbehandlers ansvar å melde den til utvalgsbehandling.

 

 

 

 

 

MØTEKALENDER (Tilbake)

Politisk sekretariat

4

Politisk sekretariat setter opp møtekalender i samarbeid med rådmann, etatsjef, ordfører eller leder i hovedutvalgene (1 gang i året). Møtekalenderen registreres i sak/arkivsystemets møtebehandlingsmodul med bl.a. tidsfrister for oppmelding av saker. Saksbehandler må gjøres oppmerksom på de tidsfristene som ligger i møtekalenderen, og tidsfrister for Politisk forum ellers blir ikke saken behandlet i første utvalgsmøte (jfr. steg 3).

En sak må være ferdig behandlet i et underordnet utvalg før den kan behandles i neste utvalg.

 

 

 

 

 

MØTEINNKALLING MED SAKSLISTE (Tilbake)

Utvalgssekretær i politisk sekretariat

5

På bakgrunn av de saker som er meldt opp til utvalgsbehandling av saksbehandlere (jfr. steg 3), lager utvalgssekretær i politisk sekretariat en møteinnkalling inneholdende en sakliste. Dette dokumentet genereres i sak/arkivsystemets bilde Møtebehandling/ riktig utvalg hentes opp. Dokumentet gis nødvendige journal- og arkivreferanser. Saklisten setter utvalgssekretæren opp i samråd med rådmann/etatsjef eller ordfører/leder i hovedutvalget slik at rekkefølgen på sakene blir slik ledelsen ønsker. Også dette gjøres i bildet Møtebehandling . Når riktig utvalg er hentet opp lages først faste saker, deretter saksnummer.Som et ledd i forberedelsene til utvalgsmøtet må det også tas stilling til evt. problemer som reiser seg i brytningsfeltet mellom dokumentoffentlighet og møteoffentlighet. I korthet vil dette si at selv om saksframlegget eller andre sentrale dokument i en sak er unntatt offentlighet, fører ikke dette nødvendigvis til behandling i lukket møte (jfr. innledning/definisjoner). Dette gjøres av saksbehandler i sak/arkivsystemet som en del av registreringen av saksframlegget.

 

 

 

 

6

Politisk sekretariat vedlegger møteinnkallingen utskrift av alle aktuelle saksframlegg. . Dokumentene skrives ut og kopieres for utsendelse til utvalgets politikere, m. fl.

Politisk sekretariat har ansvar for at kommunens adresseetiketter til en hver tid er oppdatert.

 

 

 

 

7

Politisk sekretariat sender ut tilleggssakliste dersom dette er nødvendig .

 

 

 

 

 

SAKSPROTOKOLL OG MØTEPROTOKOLL (Tilbake)

 

8

Politisk sekretariat forbereder utvalgets møte og lager utkast til møteprotokoll i maler i sak/arkivsystemet.

Politisk sekretariat er representert i møtet. Den endelige møte-protokollen blir laget direkte i møtet på grunnlag av utkastet .

 

 

 

 

9

Saksprotokoller i den enkelte møteprotokoll lages i maler i sak/arkivsystemets utvalgsmodul i menyen Behandling umiddelbart etter at møteprotokollen er ferdig og blir automatisk registrert som et dokument i den enkelte arkivsaken i sak/arkivsystemet .

 

 

 

 

10

Originalsignert møteprotokoll inngår i møtebok, jfr. steg 15.

 

 

 

Arkiv

11

Arkivet kontrollerer ved anledning de automatisk registrerte arkivreferansene i saksprotokollen og sørger for at en papirversjon blir lagt i fysisk saksmappe.

 

 

 

 

 

EFFEKTUERING AV VEDTAK (Tilbake)

Politisk sekretariat

12

Politisk sekretariat informerer saksbehandler om utvalgets vedtak ved å returnere saken.

 

 

 

Saksbehandler

13

Sender brev til parter med varsel om utvalgets vedtak på bakgrunn av tidligere partsregistreringer i sak/arkivsystemet. Papiroriginalen leveres arkivtjenesten.

Opplysninger om klagemuligheter og -kanaler kan tas inn i brevet. Følgende standard formuleringer er vanligst når det informeres om klagemuligheter:

  • Dette vedtaket kan påklages etter reglene i § 28 i Forvaltningsloven. En eventuell klage må være skriftlig og begrunnet, den må være Hå kommune i hende innen 3 uker etter at dette brevet er mottatt. Som part har du rett til dokumentinnsyn etter § 18 i Forvaltningsloven.
  • Dette er en uttale i saken. Endelig vedtak blir gjort av ***. Evt. klage skal stilast til: ***. Som part har du rett til dokumentinnsyn etter § 18 i Forvaltningsloven.
  • Dette er et endelig vedtak som ikke kan påklages. Som part har du rett til dokumentinnsyn etter § 18 i Forvaltningsloven.

 

 

 

Arkiv

14

Arkivtjenesten kontrollerer at brev ut med varsel om vedtak er påført riktige arkiv og journalreferanser.

Arkivtjenesten sørger samtidig for nødvendige gjenparter til saksmappe.

 

 

 

 

 

BEHANDLING OG OPPBEVARING AV MØTEBØKER (Tilbake)

Politisk sekretariat

15

Saks- og møteprotokoller tas ut på godt papir (konf. § 2-12 i forskrift om off.arkiv.), originalsigneres og oppbevares på en slik måte at arkivfunksjonen lett kan behandle dem i perioder på en arkivfaglig riktig måte , jfr. steg 16.

NB! Det er de komplette møteprotokollene som skal bindes inn som møtebok. Offentlig protokoll har mer kortvarig betydning og kan i papirversjon kasseres etter behov.

 

 

 

Sentralarkiv /

Politisk sekretariat

16

Oppbevarer møtebøker, sørger for innbinding og overføring til bortsettingsarkiv/arkivdepot. For konkrete bestemmelser om innbinding og overføring, se arkivplanens arkivseriedel. Bestemmelser om innbinding av møtebok, se forskrift om offentlige arkiv §3-14.

Laster...